Uitdaging
Open Monumentendag is het grootste culturele eendagsfestival van Vlaanderen waarbij jaarlijks 800 locaties van meer dan 400 verschillende organisatoren hun deuren openzetten voor het brede publiek. En dat allemaal op één dag. Herita, de netwerkvereniging voor Onroerend Erfgoed in Vlaanderen en coordinator van het evenement, wil daarmee erfgoed toegankelijk maken voor iedereen.
Om dat in goede banen te leiden had Herita nood aan een langetermijnpartner om een digitaal platform te ontwikkelen dat alle activiteiten, locaties en organisaties ontsluit en gezinnen prikkelt om erfgoed te ontdekken.
Resultaat
Een geautomatiseerd platform zorgt dat alle activiteiten tijdig worden aangemaakt door de verschillende organisatoren en worden doorgestuurd naar de UiTdatabank. In één klik kunnen ze ook promomateriaal bestellen en tips en tricks vinden voor de organisatie van hun activiteit. De performante publieke website laat het brede publiek snuisteren doorheen alle activiteiten op basis van locatie, thema of aanbeveling van de OMD-ambassadeurs én houdt rekening met het grote piekverkeer tijdens het event.
Wat we hebben gedaan
Digitale strategie
UX & UI
Toegankelijkheid
Technische architectuur
CMS & integraties
Impact
Stijging van 800 naar meer dan 1.000 activiteiten in twee edities.
Stijgende bezoekcijfers van zowel de website als het evenement zelf.
Verhoogde automatisering van het platform zorgt voor minder werkdruk bij de Herita coördinator.
The Kind Kids zorgde niet alleen met brio voor een nieuwe website, maar was ook een echte partner, coach én bondgenoot. Nog nooit een digitaal bedrijf tegengekomen dat zo all in gaat. Warm aanbevolen!
400 content managers, één portaal
Een vlotte organisatie van Open Monumentendag staat of valt met het gebruiksgemak van de meer dan 400 organisatoren die hun aanbod moeten ingeven in de website. Die organisatoren zijn divers: van steden en gemeenten, musea tot lokale heemkringen en zelfs particulieren die hun privéwoning openstellen voor één dag.
We wilden hen dus vooral een intuïtieve en toegankelijke gebruikerservaring bieden. Samen met Herita herbekeken we grondig alle flows die deelnemende organisaties moeten doorlopen om activiteiten aan te maken. En zoomden we uiteraard ook grondig in op de noden en wensen van het grote publiek.
Dit leidde tot één interactief organisatorenportaal dat automatisering voorop stelt:
- Een deelnemer kan een account aanmaken voor diens organisatie (selectie uit de UiTdatabank) of uitgenodigd worden voor een bestaand organisatieaccount.
- In enkele stappen maakt, bewerkt en publiceert een organisatie een activiteit.
- Per activiteit kan een locatie geselecteerd worden uit de UiTdatabank, of de deelnemer maakt een nieuwe activiteit aan in de UiTdatabank via het portaal.
- Organisatoren kunnen van een bestaande activiteit vertrekken om een nieuwe activiteit aan te maken.
- Aangemaakte activiteiten worden vanaf begin augustus ook automatisch gepubliceerd in de UiTdatabank.
- Promotiemateriaal kan besteld worden via het portaal.
- Herita geeft tips en tricks, informatie rond het jaarlijkse thema en belangrijke deadlines mee via het portaal.
Een prikkelende, vlot doorzoekbare website
Op twee maanden tijd voeren ieder jaar meer dan 400 organisaties 1.000 verschillende activiteiten in via het portaal. Begin augustus worden die aan het publiek voorgesteld op de publieke website waarop de nieuwe branding en campagnebeelden, uitgewerkt door Toykyo, werd toegepast. Het doel van de website is om bezoekers enerzijds zo snel mogelijk naar een aanbod dat hun interesseert te brengen, anderzijds om late beslissers of twijfelaars te inspireren over bijzondere activiteiten.
Het programma is zowel te bekijken in een lijstweergave als op een kaart. We weten dat locatie een bepalende factor is bij het zoeken naar activiteiten, maar bezoekers zoeken niet noodzakelijk naar activiteiten in hun eigen gemeente of provincie.
Jong en oud inspriren
Veel vaste Open Monumentendag-fans plannen hun dag op voorhand en zijn bereid om wat verder van huis op pad te gaan. Aan de andere kant zijn er op de dag zelf nog heel wat laattijdige beslissers die in de buurt zoeken.
Om al die soorten zoekgedrag te ondersteunen kan zoeken zowel in de buurt, op een specifieke gemeente of door via de kaart te navigeren. Daarnaast kan je de zoekresultaten verfijnen op basis van soort activiteit, soort monument en of een activiteit geschikt is voor kinderen. Zo vindt iedereen activiteiten op maat.
Naast een intuïtieve zoekmachine, willen we bezoekers ook inspireren. Zo zetten acht ambassadeurs met verschillende achtergronden en interesses, maar allen met een hart voor erfgoed, hun favoriete activiteiten in de kijker. Daarnaast voorziet Herita extra inspiratielijstjes. Bezoekers aan de website kunnen ook zelf een lijst met favoriete activiteiten bijhouden om een selectie te maken.
Een performante set-up
Even technisch. Voor de uitbouw van zowel het organisatorenportaal als de website kozen we voor ons favoriete CMS Craft, dat zijn nut ook al heeft bewezen bij de gelijkaardige case van Dag van de Wetenschap. Voor de zoekmachine met kaart gebruiken we de Algolia Search API. Naast uitgebreide out-of-the-box zoekfunctionaliteiten zorgt dat voor een verspreiding van de load van de server over de website en de zoekmachine.
Met een weekend waarin 200.000 bezoekers op de website worden verwacht, wilden we geen risico nemen en stond performantie centraal in dit project. Concreet namen we de volgende voorzorgen:
- Opzet van een schaalbare dedicated load balancing server set-up met onze hostingpartner Combell tijdens de maand van het event
- Een load test op de webomgeving waarin het aantal bezoekers stelselmatig wordt opgedreven om te onderzoeken welke pieken de website aankan en op voorhand bij te sturen waar nodig
- Varnish caching op de publieke website
- Verspreiding van de serverload over onze dedicated server, Algolia en de Google API voor asset management
Samen blijven bouwen aan erfgoedbeleving
Na elke editie volgt een grondige evaluatie van de resultaten van de website en het organisatorenportaal samen met Herita en de feedback van de organisatoren. Op basis daarvan bepalen we ieder jaar enkele concrete optimalisaties. Zo krijgen grotere organisatoren nu de kans om eigen inspiratiepagina's aan te vragen waarop ze hun activiteiten kunnen bundelen en die als landingspagina te gebruiken voor campagnes. Ook de zoekfilters en logica van de kaart om het programma te tonen wordt telkens gefinetuned.
Maar de optimalisaties zijn zeker niet enkel op technisch of functioneel vlak. Zo gaven The Kind Kids op het inspiratiefestival een workshop aan organisatoren over hoe ze op een toegankelijke en aantrekkelijke manier hun activiteit kunnen invoeren en bekend maken bij het grote publiek. En momenteel onderzoeken we samen met Herita, het Agentschap Onroerend Erfgoed en marktonderzoeksbureau Indiville hoe we voor de feesteditie van 2028 - dan bestaat het event 40 jaar - nog meer kunnen afstemmen op de noden van de doelgroep.
Samen met
Herita
Coordinator Open Monumentendag
Toykyo
Branding
Ook op zoek naar verbinding en beleving?
Jouw evenement of platform laten groeien? Neem dan contact op met Kind Kid Annelies.